Datenschutzhinweise zum Einsatz eines Telefon-Bots mit Sprachaufzeichnung und Transkription
1. Verantwortlicher
OnPoint-IT GmbH
Am Strehl 153-155
26125 Oldenburg
E-Mail:
Info@OnPoint-IT.de
Telefon: 0441 380 385 70
2. Datenschutzbeauftragter
Hergen Jenta, OnPoint-IT GmbH
E-Mail:
Datenschutzbeauftragter@OnPoint-IT.de
Telefon: 0441 380 385 70
3. Beschreibung der Verarbeitung
Wenn Sie uns telefonisch kontaktieren, wird Ihr Anruf über eine cloudbasierte Telefonanlage eines externen Dienstleisters geleitet und teilweise oder vollständig durch einen automatisierten Sprachassistenten (Telefon-Bot) entgegengenommen. Zur Bearbeitung Ihres Anliegens wird das Gespräch – nach Ihrer Einwilligung – aufgezeichnet und mittels Spracherkennungssoftware automatisiert in Text umgewandelt (Transkription).
4. Zwecke der Verarbeitung
· Entgegennahme und Bearbeitung Ihres Anliegens durch den Telefon-Bot bzw. Weiterleitung an zuständige Mitarbeitende
· Erstellung eines Transkripts zur Dokumentation und Weiterbearbeitung des Gesprächs
· Qualitätssicherung und Verbesserung des Sprachassistenten
· Nachweis- und Beweissicherung bei rechtlich relevanten Sachverhalten
· Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, sofern einschlägig
5. Kategorien personenbezogener Daten
· Rufnummer und ggf. weitere Anrufdaten (Datum, Uhrzeit, Dauer)
· Stimme und Gesprächsinhalt (Audioaufzeichnung)
· Transkribierter Gesprächstext
· Im Gespräch von Ihnen mitgeteilte Daten (z. B. Name, Kundennummer, Anliegen, ggf. besondere Kategorien personenbezogener Daten, sofern Sie diese von sich aus mitteilen)
6. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:
· Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, für die Aufzeichnung und Transkription des Gesprächs, sofern Sie hierzu durch Betätigung der Taste 1 eingewilligt haben (siehe Ziffer 7)
· Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.
· Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen
· Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit ein berechtigtes Interesse an Qualitätssicherung, Weiterentwicklung des Sprachassistenten und Beweissicherung besteht
7. Hinweis zur Einwilligung in die Gesprächsaufzeichnung
Die Aufzeichnung eines nicht öffentlich gesprochenen Wortes ist gemäß § 201 des Strafgesetzbuches (StGB) grundsätzlich nur mit Ihrer Einwilligung zulässig. Zu Beginn des Telefonats werden Sie daher durch eine automatische Ansage über die Aufzeichnung und Transkription des Gesprächs informiert und aktiv um Ihre Einwilligung gebeten.
Sie haben folgende Wahlmöglichkeiten:
· Taste 1: Sie erteilen Ihre Einwilligung in die Aufzeichnung und Transkription des Gesprächs. Das Gespräch wird daraufhin mit dem automatisierten Sprachassistenten fortgeführt und aufgezeichnet.
· Taste 9: Sie widersprechen der Aufzeichnung und Transkription. In diesem Fall wird keine Aufzeichnung vorgenommen und Sie werden ohne Einsatz des Sprachassistenten an eine natürliche Person weitervermittelt.
Erfolgt innerhalb von [Zeitraum einfügen, z. B. 10 Sekunden] keine Eingabe, [Regelung für diesen Fall einfügen, z. B.: wird das Gespräch ohne Aufzeichnung an eine natürliche Person weitergeleitet / wird die Ansage wiederholt].
Eine bereits erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie das laufende Gespräch beenden oder sich an die oben genannten Kontaktdaten wenden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt. [HJ1]
8. Hinweis nach der EU-Verordnung über Künstliche Intelligenz (Verordnung (EU) 2024/1689, „EU-KI-Verordnung“)
Der von uns eingesetzte Telefon-Bot sowie die Transkriptionssoftware nutzen Systeme der Künstlichen Intelligenz im Sinne der EU-KI-Verordnung. Gemäß Art. 50 der EU-KI-Verordnung werden Sie hiermit ausdrücklich darüber informiert, dass Sie mit einem KI-System interagieren. Sofern der Einsatz für Sie nicht bereits aufgrund der Umstände offensichtlich ist, weist Sie die automatische Ansage zu Beginn des Anrufs zusätzlich darauf hin, dass Sie mit einem automatisierten Sprachassistenten sprechen.
Der Sprachassistent trifft keine rechtlich bindenden Entscheidungen mit erheblicher Auswirkung auf Sie im Sinne von Art. 22 DSGVO, ohne dass eine natürliche Person die Entscheidung überprüft oder das Ergebnis maßgeblich mitbestimmt.
9. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Zur technischen Bereitstellung des Telefon-Bots, der Gesprächsaufzeichnung und der Transkription setzen wir folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO ein:
· Anbieter der cloudbasierten Telefonanlage: Enreach Germany GmbH
· Anbieter der Transkriptions-/Spracherkennungssoftware: Enreach Germany GmbH
Mit dem genannten Dienstleister bestehen entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.
10. Verarbeitung in Drittländern
Hinweis: Die Angaben zum konkreten Verarbeitungsort werden zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt.
[Platzhalter: Sofern eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt, wird diese nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO oder unter Einsatz geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln, vorgenommen. Weitere Informationen hierzu können Sie über die oben genannten Kontaktdaten anfordern.]
11. Speicherdauer
Die Sprachaufzeichnung und das Transkript werden für die Dauer von [Zeitraum einfügen, z. B. 30 Tage] gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen eine längere Speicherung erfordern.
12. Ihre Rechte
Ihnen stehen als betroffene Person folgende Rechte zu:
· Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
· Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
· Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
· Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
· Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
· Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
· Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
· Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)